Licenties beheren in Microsoft 365 bij Versio

Als je Microsoft 365 afneemt bij Versio dan kun je je eigen licenties beheren. Je besteld deze licenties bij ons en in je Microsoft 365 omgeving kun je die koppelen aan de gewenste gebruikers. In deze handleiding leggen we uit hoe dat werkt. 

Inhoudsopgave

• Inleiding
• Licenties koppelen of verwijderen
• Licentie weghalen bij een gebruiker
• Data van verwijderde licenties
• Licenties van verwijderde gebruikers

Inleiding

Een licentie is een betaalde overeenkomst om gebruik te kunnen maken van Microsoft 365. De licentie is niet gekoppeld aan data of persoonlijke gegevens. Al je persoonlijke informatie hoort bij een gebruiker en die gebruiker activeer je met een licentie. We vertellen er hieronder meer over.

Licenties koppelen of verwijderen

Om dit te doen heb je beheerdersrechten nodig in je Microsoft 365 omgeving. 

1. Log in op https://portal.office.com/adminportal 
2. Kies in het menu links voor Gebruikers en dan Actieve gebruikers;
3. Klik een gebruiker aan en kies voor het tabblad Licenties en apps;
4. Je ziet nu een overzicht van de licenties. Je kunt deze uit- of aanvinken;
5. Aanvinken betekent dat een licentie geactiveerd is voor deze gebruiker;
6. Door een licentie uit te vinken is deze losgekoppeld van deze gebruiker en weer beschikbaar voor een ander.

Licentie weghalen bij een gebruiker

Zoals aangegeven in de vorige paragraaf: je kunt een licentie uit- of aanvinken. 

• Vink je er eentje uit en klik je op Opslaan, dan is de licentie bij deze gebruiker weggehaald. 
• Deze gebruiker kan nu niet meer bij hun mail, opgeslagen bestanden of persoonlijke data. 
• Als je een licentie opzegt dan wordt deze verwijderd.

Data van verwijderde licenties

Als je een licentie verwijderd en binnen 30 dagen weer terugzet wordt alle data weer hersteld. De betreffende gebruiker kan dan weer bij hun mail en bestanden. Na 30 dagen is alles wel echt weg en niet meer te herstellen. Als je één licentie weghaalt en een ander er voor in de plaats activeert, blijft de data bestaan die binnen de capaciteit van de licentie past.

Voorbeeld: Een collega heeft een Basic licentie met postvakken en bestanden in de cloud. Je geeft diegene in plaats daarvan een Exchange Online licentie. Ze kunnen dan na de omzetting gewoon hun mail blijven gebruiken maar de bestanden zijn niet meer benaderbaar.

Licenties van verwijderde gebruikers

Zoals eerder aangegeven is een licentie niet gekoppeld aan de data van een gebruiker. Het maakt dus niet uit welke licentie er wordt opgezegd; het gaat alleen om het aantal. 

• Zorg dat je de licentie uitschakelt voor de collega waarvan je de gebruikersaccount wilt verwijderen;
• Daarna kun je de licentie opzeggen en de niet gebruikte licentie wordt dan automatisch door Microsoft verwijderd; 
• De overige blijven gewoon werken.